1 Jahr elektronische Akte in Strafsachen: ein Grund zum Feiern?

Vor gut einem Jahr wurde mit der Software „e2A“ der SINC GmbH die EAS flächendeckend in Schleswig-Holstein eingeführt. Die anfänglichen technischen Probleme beim Aktenversand und die wiederholten Downtimes gehören weitgehend der Vergangenheit an. Bei der Bearbeitung von Verfahren mit überschaubarem Umfang sind die Vorteile einer papierlosen Akte spürbar. Die durch die Medienberichterstattung und aus der Befassung im Innen- und Rechtsausschuss öffentlich bekannt gewordenen Eingangshalden bei den Staatsanwaltschaften sind natürlich auch bei der Kriminalpolizei nicht unbemerkt geblieben. Sie sind vermutlich ein Symptom ungelöster technischer Probleme und unzureichender Usability.

Während sich bei kleineren Verfahren eine gewisse Normalität einstellt, ist die Situation bei Umfang- und Komplexverfahren hingegen problematisch. Für die Sachbearbeitung von Akten, die mehrere Bände mit hunderten Seiten bzw. Dokumenten umfassen können, sind aktuell weder die Software noch die Hardware auf dem erforderlichen Stand. Was bei wenigen Seiten vielleicht nur störend ist, wird bei einer Vielzahl zu einem relevanten Problem: Seiten, die beim Scrollen abwechselnd fließen und springen oder die fehlende Möglichkeit, mehrere ganze Seiten gleichzeitig lesbar darzustellen. Die sog. Readerkomponente der Software e2A hat hier sogar Rückschritte gemacht und muss unbedingt auf ein marktübliches Niveau gebracht werden, das für große Akteninhalte geeignet ist. Das Gleiche gilt für viele Workflows bei der Bedienung der EAS, die im Kleinen funktionieren, aber im Großen viel zu große Aufwände mit sich bringen. Digitalisierung kann eher hinderlich sein, wenn die Skalierung auf die vielfache Durchführung von Arbeitsschritten nicht mitgedacht wird.

Was die Monitore anbelangt wurde erfolgreich ein Testarbeitsplatz eingerichtet, der wegweisend sein könnte: Monitore in einer Größe, die das gleichzeitige Bedienen von Vorgangs-, Auswerte- oder Textverarbeitungsprogrammen und parallel die Ansicht von mehreren Seiten der Akte ermöglichen. Auch einige sinnvolle Funktionen von e2A zur Strukturierung der Akte brauchen zusätzlichen Platz und könnten erst dann sinnvoll genutzt werden.

Weiter ist aufgrund der unterschiedlichen Softwarelösungen immer noch kein strukturierter Austausch der Akten (einzelne Dokumente in Struktur aus Haupt- und Sonderbänden) zwischen Polizei und Staatsanwaltschaft möglich. Auch die Vergabe von Seitenzahlen für die von der Polizei erstellten Aktenbestandteile ist nach wie vor nicht gewährleistet. Damit fehlt weiterhin eine verlässliche und eindeutige Möglichkeit, gezielt auf relevante Aktenbestandteile bzw. Beweismittel zu verweisen. Auch Strafverteidiger haben einen Anspruch darauf, nachvollziehen zu können, welche Beweismittel genau von der Polizei angeführt werden. Hier würde es helfen, wenn die Sachbearbeitung zumindest vorläufige Seitenzahlen vergeben könnte. Hinzu kommen noch fehlende Möglichkeiten, eigenständige Aktendoppel für andere Verfahrenszweige wie z.B. die Vermögensabschöpfung zu erstellen oder generell die effiziente Weiterbearbeitung von Sammelvorgängen innerhalb der EAS

Zum Feiern ist uns nach einem Jahr somit nicht zumute. Allerdings hat sich schon einiges eingespielt und es gibt Signale, dass Bewegung in die Sache kommen könnte. Wir appellieren daher dringend: 

-   den Austausch von strukturierten Akten mit den Staatsanwaltschaften technisch zu ermöglichen

-  die Usability von e2A insbesondere für die Lesbarkeit einer Vielzahl ganzer Seiten deutlich zu verbessern und dafür regelmäßig die relevanten Nutzergruppen in die Entwicklung mit einzubeziehen

-    die Anschaffung von praxistauglichen Monitoren zur Bearbeitung von Umfang- und Komplexverfahren zeitnah umzusetzen (Testarbeitsplatz)

-      die Implementierung von vorläufigen Seitenzahlen seitens der Polizei sowie Aktendoppel und Sammelvorgänge in der EAS zu ermöglichen

 sollte dies nicht zeitnah umsetzbar sein 

-    die bundesgesetzliche Möglichkeit zu nutzen und auf Landesebene die rechtlichen Voraussetzungen dafür zu schaffen, dass die zuständigen Staatsanwältinnen und Staatsanwälte ggfs. die Bearbeitung von Ermittlungsakten in Papierform anordnen können.

 Letztlich steht natürlich auch die Frage im Raum, ob es nicht sinnvoll wäre, dass Behörden, die so eng zusammenarbeiten wie Staatsanwaltschaft und Polizei, für die Bearbeitung der e-Akte die gleiche Software benutzen: ganz im Sinne des altbekannten Grundsatzes der „Aktenwahrheit und Aktenklarheit“.

Wir bleiben dran: BDK bewegt.